Born to Library . . . Go green. . . Save the nature. . . Save lifes. . . Save the future. . .: Maret 2011

TEKNOLOGI INFORMASI

DI PERPUSTAKAAN

AKPER SUNAN KALIJAGA
YOGYAKARTA

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Penerapan Teknologi Informasi (selanjutnya disebut TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Kemajuan perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.

Adapun faktor-faktor penggerak penerapan TI di perpusakaan adalah sbb.:

· Kemudahan mendapatkan produk TI

· Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI

· Kemampuan dari teknologi informasi

· Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”

Selain faktor-faktor di atas ada alasan lain yang menuntut penerapan TI di perpustakaan, yaitu:

· Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan

· Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan

· Meningkatkan citra perpustakaan

· Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. (Supriyanto dan Muhsin, 2008)

B. PENGERTIAN

Ada beberapa definisi Teknologi Informasi (selanjutnya disebut TI) yang dikemukakan oleh beberapa ahli, di antaranya menurut Haag dan Keen (1996), yang menyatakan bahwa TI adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Sedangkan menurut Martin (1999), TI tidak hanya terbatas pada teknologi computer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Perkembangan selanjutnya Williams dan Sawyer (2003) melengkapi bahwa pengertian TI yaitu teknologi yang menggabungkan komputasi (computer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video. Dari definisi-definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa TI adalah gabungan antara teknologi computer dan teknologi telekomunikasi. (Kadir, 2005). TI di perpustakaan berarti pemanfaatan secara optimal TI dalam semuan aktivitas di lingkup perpustakaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A. MANFAAT TI DI PERPUSTAKAAN

Manfaat penggunaan TI dalam bidang perpustakaan antara lain sbb.:

1. Meningkatkan kualitas layanan

Peningkatan kualitas layanan pada kecepatanpencarian referensi , kelengkapan data referensi, keberadaan buku, kondisi buku, peminjaman, pembuatan KTA, dan akses.

2. Memberikan kemudahan dalam pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan baik bagi pengguna maupun pengelola perpustakaan menjadi cepat dan akurat dengan ketersediaan data-data. Bagi pengguna, misal menentukan referensi mana yang akan dipinjam, kondisi buku lama dan baru, alternative pengganti jika buku sedang dipinjam, kapan dikembalikan dsb. Bagi pengelola, misal memutuskan penerimaan anggota, jumlah denda, keberadaan buku, jumlah buku, keperluan pengadaan, dan penataan koleksi.

3. Pengembangan automasi perpustakaan

Perpustakaan sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi ilmu pengetahuan perlu didukung TI, seiring dengan berkembang dan beragamnya kegiatan menulis, mencetak, mendidik, dan pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi. Penerapan TI di perpustakaan difungsika untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengelola data-data dalam bentuk basis data serta menyediakanya menjadi informasiyang berguna bagi masyarakat dalam kemasan digital yang fleksibel dan mudah dibagikan. (Supriyanto dan Muhsin, 2008)

B. PENERAPAN TI DI PERPUSTAKAAN

Penerapan TI di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:

1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.

2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan TI ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang automasi perpustakaan. (Arif, 2003)

C. AUTOMASI PERPUSTAKAAN

1. Cakupan

Cakupan dari Automasi Perpustakaan, meliputi:

· Pengadaan koleksi

· Katalogisasi, inventarisasi

· Sirkulasi, reserve, inter-library loan

· Pengelolaan penerbitan berkala

· Penyediaan katalog (OPAC)

· Pengelolaan basis data koleksi

· Pengelolaan anggota

· Pengelolaan data-data statistic

2. Piranti

Piranti yang dibutuhkan untuk automasi perpustakaan dalam hal ini untuk lingkup akademi keperawatan (AKPER) adalah sbb.:

a. Hardware:

· 1 unit komputer server dengan spesifikasi:

monitor lcd = 17 inci

prosessor = Intel Core 2 duo

memory (RAM) = 4 GB

harddisk = 500 GB

Sistem operasi = Linux

IP = 192.168.8.1

· 5 unit computer client (1 untuk sirkulasi, 1 untuk petugas, 1 untuk presensi pengunjung, dan 2 untuk OPAC).

· Printer

· Scanner

· Barcode reader

b. Software

Software terdiri dari dua macam yaitu software system dan software aplikasi. Software system untuk computer server menggunakan Linux, sedangkan untuk computer client memakai Windows XP.

Sedangkan perangkat lunak aplikasi untuk automasi menggunakan program open source SLIMS (Senayan Library Management System), versi terbaru SLIMS 3 stable 14. Sofware ini adalah buatan pustakawan Indonesia dengan Hendro Wicaksono sebagai lead developer, karena didesain oleh pustakawan maka fitur-fitur yang tersedia benar-benar sesuai dengan kebutuhan automasi di perpustakaan. Menu yang tersedia pada versi terbaru SLIMS 3 Stable 14 yaitu :

· OPAC

· Pengolahan Bibliografi, termasuk pembuatan label buku dan pencetakan barcode koleksi.

· Sirkulasi

· Keanggotaan, termasuk pembuatan kartu anggota

· Master file

· Inventarirasi koleksi

· Sistem

· Pelaporan, untuk membuat laporan / statistic mengenai koleksi, anggota, sirkulasi, dan statistic lainnya.

· Terbitan berkala.

· Presensi pengunjung. (demo tampilan masing-masing menu dapat dilihat pada lampiran ilustrasi gambar).

c. Internet

Manfaat internet untuk pengelolaan perpustakaan adalah sebagai peranti untuk mengakses informasi multimedia dari internet, serta sebagai sarana telekomunikasi dan distribusi informasi. Koneksi internet juga bisa digunakan untuk membuat homepage perpustakaan, yang bisa digunakan untuk menyebarluaskan katalog dan informasi.

d. Database

Database merupakan kumpulan informasi yang disusun berdasarkan cara tertentu dan merupakan satu kesatuan yang utuh dengan sistem tersebut. Data yang terhimpun dalam suatu database yang dapat menghasilkan informasi yang berguna.

e. Topografi jaringan

BAB III

KESIMPULAN

Tak bisa dipungkiri lagi, perkembangan Teknologi Informasi telah maju sangat pesat. Semua bidang kehidupan hampir tidak ada lagi yang tidak mendapat sentuhan “keajaiban” TI. Termasuk dalam hal ini adalah bidang perpustakaan yang dituntut untuk menjadi tulang punggung dalam menghimpun, mengolah, dan mendesiminasikan informasi kepada para pengguna, sehingga penerapan TI di perpustakaan menjadi suatu hal yang tak dapat dihindarkan, bahkan menjadi suatu kebutuhan. Pustakawan sebaiknya memandang TI bukan sebagai lawan, tetapi justru melihatnya sebagai kawan yang dapat dimanfaatkan untuk menunjang tugas-tugas kepustakawanan dengan lebih efektif dan efisien.

Pemanfaatan TI di perpustakaan akan sangat bergantung dari kesiapan SDM perpustakaan itu sendiri. Akan tetapi siap atau tidak siap perpustakaan harus menerima kehadirannya. Ada beberapa alasan mengapa TI harus diterima di perpustakaan, yaitu:

1. Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan

Pemustaka sekarang sudah menuntut jenis layanan yang sangat maju, seperti layanan informasi terbaru, layanan informasi terseleksi, layanan penelusuran online, dll.

2. Tuntutan terhadap penggunaan koleksi bersama

3. Kebutuhan untuk mengefektifkan SDM

4. Tuntutan terhadap efisiensi waktu

5. Keragaman informasi yang dikelola

6. Kebutuhan akan kecepatan dan ketepatan informasi

LAMPIRAN

Tampilan Menu dalam aplikasi software automasi perpustakaan

SLIMS

Versi 3 Stable 14